Kepatuhan terhadap praktik akuntansi dan mempekerjakan seseorang yang didedikasikan untuk fungsi ini. Dengan melakukan hal tersebut dapat membantu mencegah masalah arus kas yang harus disalahkan atas banyak kegagalan bisnis.
Manajemen keuangan bisnis yang tepat dan memiliki seseorang yang berdedikasi untuk proses itu adalah komponen penting kesuksesan bagi bisnis kecil dan pemula.
Menurut Bureau of Labor Statistics, 20% bisnis tidak berhasil melewati tahun pertama, dan hanya 30% bisnis kecil yang akan bertahan dalam bisnis 10 tahun setelah peluncurannya.
Lebih lanjut, praktik terbaik ini juga dapat menunjukkan jalan menuju wawasan yang dapat mengarah pada pertumbuhan bisnis kecil.
Setiap usaha kecil perlu mengikuti proses akuntansi dasar untuk memastikan praktik manajemen keuangan yang kuat. Berikut penjelasannya.
1. Pisahkan pengeluaran bisnis dan pribadi
Salah satu langkah pertama yang harus dilakukan usaha kecil adalah membuka rekening bank bisnis. hal ini dapat dilakukan setelah memperoleh Nomor Identifikasi Pemberi Kerja, atau EIN (pemilik tunggal dapat menggunakan nomor jaminan sosial). Rekening bank bisnis menawarkan beberapa keuntungan dibandingkan rekening pribadi, termasuk:
- Memudahkan untuk melacak dan mendukung pengeluaran bisnis untuk memanfaatkan pengurangan pajak.
- Menawarkan perlindungan tanggung jawab pribadi dengan memisahkan dana bisnis dari dana pribadi.
- Memberikan pilihan jalur kredit yang dapat digunakan perusahaan untuk menutupi kesenjangan kas
baca juga : Perbedaan Akuntansi Manual dan Terkomputerisasi
2. Dapatkan perangkat lunak pembukuan
Pembukuan adalah proses terorganisir untuk melacak semua pendapatan dan pengeluaran. Hal ini adalah komponen penting dari manajemen keuangan yang memastikan pemilik bisnis memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk pengambilan keputusan. Bagi banyak pemilik usaha kecil, akuntansi bukanlah keahlian mereka. Mempekerjakan seseorang yang berdedikasi untuk tugas tersebut seringkali merupakan investasi yang bijaksana.
Perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan proses pembukuan yang memakan waktu dan rawan kesalahan jika diselesaikan secara manual. Melakukan otomatisasi juga akan lebih memudahkan untuk menemukan semua informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi laporan keuangan.
Usaha kecil menemukan banyak kesuksesan dengan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud. Lebih dari setengah responden AS yang disurvei oleh Robert Half melaporkan perusahaan mereka menggunakan beberapa perangkat lunak berbasis cloud untuk akuntansi dan keuangan.
Sebagian besar bisnis biasanya dimulai dengan perangkat lunak akuntansi dasar. Seiring dengan pertumbuhan dan kompleksitas usaha, mereka mungkin perlu berinvestasi dalam sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Setelah sebuah perusahaan memiliki sistem ERP, ia dapat menambahkan modul untuk fungsi bisnis lainnya, dengan semuanya terikat pada satu database.
3. Atur Anggaran
Salah satu langkah pertama dalam membuat rencana bisnis adalah membuat proyeksi pendapatan dan daftar pengeluaran yang diantisipasi. Lalu membandingkan anggaran tersebut dengan pengeluaran dan pendapatan aktual. Sebuah studi oleh The Federal Reserve Banks of Chicago dan San Francisco, melaporkan bahwa lebih dari 60% bisnis dengan kesehatan keuangan yang baik. Mereka selalu membangun anggaran dan kemudian memulai rekening bank terpisah untuk penggajian. Kurang dari 5% bisnis dengan kesehatan keuangan yang buruk terlibat dalam dua praktik perencanaan dan manajemen keuangan ini.
4. Simpan catatan bisnis
Pencatatan adalah salah satu tanggung jawab terpenting bagi pemilik usaha kecil. Perangkat lunak akuntansi dapat mengotomatisasi banyak proses pencatatan dan menyimpan catatan keuangan secara digital. Itu memudahkan untuk mendokumentasikan jumlah, waktu, tempat, dan tujuan bisnis dari suatu transaksi ketika Anda mengklaim pengeluaran sebagai pengurang pajak.
Persyaratan IRS mengamanatkan penyimpanan catatan, secara umum, setidaknya selama tiga tahun. Akuntan merekomendasikan untuk menyimpannya selama tujuh tahun. Catatan yang perlu dipelihara bisnis tercantum secara rinci dalam Publikasi IRS 583. Tetapi beberapa yang layak disebut untuk bisnis kecil dan pemula meliputi:
-
Penerimaan kotor
adalah pendapatan yang Anda terima dari bisnis Anda. Lalu catatannya meliputi Kaset kasir, informasi setoran (penjualan tunai dan kredit), buku kwitansi, faktur, dan Formulir 1099-MISC.
-
Pengeluaran
merupakan biaya yang Anda keluarkan untuk menjalankan bisnis Anda. Catatannya meliputi cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang menunjukkan bukti pembayaran/dana elektronik yang ditransfer, tanda terima pita kasir, laporan rekening, tanda terima kartu kredit dan laporan serta faktur.
Pemindai tanda terima memudahkan untuk mendigitalkan tanda terima dan faktur agar mudah dilacak dengan secara otomatis. Dengan memetakan konten ke bidang yang ditentukan dalam perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak akuntansi dapat menawarkan aplikasi selulernya sendiri atau mendukung aplikasi pihak ketiga. Dengan manfaat tersebut memungkinkan karyawan atau pemilik bisnis memindai tanda terima dengan kamera ponsel cerdas mereka. Aplikasi ini menggunakan teknologi optical character recognition (OCR) untuk menerjemahkan teks menjadi kode yang dapat dibaca mesin.
-
Aset tetap
perlu dicatat untuk menghitung penyusutan tahunan dan keuntungan atau kerugiannya saat Anda menjualnya. Dokumen aset termasuk faktur pembelian dan penjualan; pernyataan penutupan real estate; cek yang dibatalkan atau dokumen lain yang mengidentifikasi penerima pembayaran, jumlah dan bukti pembayaran/dana elektronik yang ditransfer; kuitansi dan laporan serta faktur kartu kredit. Biaya yang terkait dengan pembelian aset tak berwujud dengan umur terbatas diamortisasi. Kategori aset lainnya, seperti aset tak berwujud saat ini atau umur tidak terbatas, tidak disusutkan atau diamortisasi.
5. Pilih metode akuntansi
Setiap bisnis kecil dan startup harus memilih seperangkat aturan untuk menentukan kapan harus melaporkan pendapatan dan pengeluaran. Ini memberikan metode akuntansi yang konsisten untuk tujuan pajak. Secara umum, sesuai dengan Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan. Usaha kecil dengan penerimaan kotor tahunan $25 juta atau kurang selama tiga tahun pajak sebelumnya dapat memilih antara akuntansi akrual dan akuntansi basis tunai. Namun, karena Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum (GAAP) mensyaratkan akuntansi akrual, banyak perusahaan lebih memilih metode ini.
Akuntansi berbasis kas dapat lebih mudah dan lebih mudah dikelola untuk usaha kecil karena pendapatan dicatat saat pembayaran diterima. Demikian pula, biaya dikurangkan ketika uang benar-benar keluar dari rekening perusahaan. Akuntansi akrual mencatat penjualan saat produk dikirimkan atau layanan dikirimkan. Dalam pengaturan ritel, penjualan diakui pada saat pembelian. Kemudian jika di industri lain pendapatan mungkin tidak dicatat selama beberapa minggu atau bahkan beberapa bulan setelah penjualan. Hal ini membutuhkan pembukuan entri ganda, karena akuntansi akrual mengambil pandangan bisnis jangka panjang. Pada umumnya memberikan gambaran yang lebih baik tentang kesehatan keuangan perusahaan.
6. Selalu Perbarui Catatan Pembukuan
Tanpa menjaga pembukuan terkini, pemilik dan karyawan tidak memiliki gambaran yang jelas tentang keadaan keuangan perusahaan. Mengotomatiskan penerimaan dan pengambilan faktur adalah salah satu cara untuk memastikan pembukuan selalu up to date. Langkah penting lainnya adalah menautkan rekening bank dengan perangkat lunak akuntansi Anda. Bisnis dapat mengunduh laporan kartu kredit dan bank dan mengimpornya secara manual sebagai CSV (Excel). Beberapa sistem akuntansi menawarkan plug-in yang akan menarik informasi dari rekening bank Anda dan secara otomatis mengambil transaksi bank harian dan file laporan. Bisnis dapat menentukan aturan pencocokan dalam sistem mereka untuk merekonsiliasi pernyataan, yang membuat proses rekonsiliasi menjadi lebih mudah. Beberapa software akuntansi menawarkan integrasi langsung ke bank, sehingga pemilik bisnis dapat mengelola dan menyelesaikan semua tugas perbankan dalam sistem akuntansi tanpa juga masuk ke portal rekening bank mereka.
7. Optimalkan persyaratan dan faktur AP
Untuk menahan uang tunai lebih lama, manfaatkan persyaratan kredit dari pemasok utama. Bayar tagihan sesuai jadwal yang memaksimalkan arus kas Anda, dan bila memungkinkan, bayar lebih awal dengan vendor yang menawarkan diskon untuk melakukannya. Untuk memastikan arus kas yang stabil, lakukan segala kemungkinan untuk mendorong pembayaran tepat waktu dari pelanggan. Itu bisa termasuk menawarkan diskon untuk pembayaran lebih awal, menjalankan pemeriksaan kredit pada calon pelanggan sebelum berbisnis dengan mereka dan, bila perlu, mencabut persyaratan kredit. Perangkat lunak akuntansi yang dapat mengotomatiskan proses pembuatan faktur dengan mengirimkan tagihan secara otomatis dan pengingat tindak lanjut juga dapat membantu mencegah agar faktur terutang tidak menumpuk.
baca juga Iklan Ecommerce
8. Fungsi akuntansi terpisah
Perusahaan publik harus mengikuti peraturan yang memerlukan kontrol untuk memastikan pemisahan tugas. Usaha kecil lebih cenderung memiliki satu orang yang menangani banyak fungsi akuntansi, tetapi ini menciptakan lingkungan yang menimbulkan risiko penipuan akuntansi. Namun, pemilik dapat meminimalkan risiko ini dengan menerapkan beberapa kontrol sederhana. Salah satu pengendalian yang efektif adalah memastikan orang yang sama yang memotong cek tidak menandatangani cek dan merekonsiliasi laporan bank.
9. Perhatikan pengeluaran biaya tinggi tertentu
Biaya tenaga kerja adalah pengeluaran terbesar untuk sebagian besar usaha kecil, dan persediaan seringkali merupakan pengeluaran lain. Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, banyak usaha kecil mengalihdayakan pekerjaan ke kontraktor yang menagih tarif per jam. Ini bisa lebih murah karena kontraktor mungkin tidak memerlukan 40 jam/minggu untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dan mereka tidak memerlukan tunjangan. Perangkat lunak pelacakan waktu dapat membantu para pemimpin memahami berapa banyak tugas tertentu yang membebani bisnis, memungkinkan bisnis untuk membuat anggaran yang lebih baik dan menemukan cara untuk mengendalikan pengeluaran ini. Perusahaan dapat menurunkan biaya persediaan dengan melacak biaya penyimpanan persediaan, rasio perputaran persediaan, jumlah yang hilang karena persediaan usang dan metrik kunci lainnya.
10. Rencanakan investasi besar
Dengan melacak pengeluaran dan pendapatan secara konsisten, bisnis dapat mengidentifikasi waktu terbaik untuk investasi besar dan menetapkan kredit yang mungkin diperlukan untuk menutupi biaya. Kartu kredit bisnis dapat membantu organisasi membangun sejarah kredit sehingga memiliki peluang yang lebih baik untuk memenuhi syarat untuk pembiayaan (dan persyaratan pembiayaan yang optimal), termasuk jalur kredit dan pinjaman, ketika membutuhkan lebih banyak modal. Mengamankan sumber pendanaan ini penting untuk kesehatan keuangan perusahaan secara keseluruhan—45% bisnis dengan kesehatan keuangan yang sangat baik menerima pinjaman atau kartu kredit dari bank, dibandingkan dengan hanya 3% perusahaan dengan kesehatan keuangan yang buruk atau di bawah rata-rata, menurut Federal Reserve belajar. Selain itu, kartu kredit menawarkan fasilitas untuk bisnis seperti hadiah bisnis atau hadiah perjalanan.
11. Hati-hati memantau persiapan pajak
IRS umumnya mengharuskan pemilik tunggal, mitra, dan pemegang saham perusahaan membuat perkiraan pembayaran pajak jika mereka mengharapkan untuk berutang pajak sebesar $ 1.000 atau lebih saat pengembalian mereka diajukan. Ada catatan pajak pekerjaan khusus yang harus Anda simpan (rinci dalam sumber daya IRS tentang Pencatatan untuk Pengusaha dan Panduan Pajak Pengusaha). IRS menyediakan lembar kerja dalam Formulir 1040-ES, Taksiran Pajak untuk Perorangan, atau Formulir 1120-W, Taksiran Pajak untuk Perusahaan yang membantu menghitung taksiran pajak. Bisnis juga harus memeriksa kalender pajak IRS. Kalender pajak mencakup tanggal jatuh tempo dan tindakan untuk setiap bulan. Sebuah bisnis dapat mendaftar untuk pengingat email, atau bahkan mengimpor pengingat ke Outlook.
10. Carilah bimbingan persiapan pajak profesional
NSBA mengatakan bahwa satu dari tiga usaha kecil melaporkan menghabiskan lebih dari 40 jam setiap tahun untuk pajak federal. Maka tidak mengherankan bahwa sekitar dua pertiga usaha kecil membayar profesional/akuntan pajak eksternal untuk menangani pajak mereka. Bahkan ada lebih banyak manfaat di sini untuk pemilik tunggal, karena biaya mempekerjakan seseorang untuk menyiapkan pengembalian pajak bisnis Anda dapat dikurangkan.
12. Pastikan data inventaris akurat
Untuk menyusun laporan keuangan, bisnis membutuhkan data persediaan yang akurat. Itu harus menghitung harga pokok penjualan (COGS) untuk laporan laba rugi, dan nilai persediaan di tangan untuk neraca. Inventaris fisik dilacak baik dengan menghitung item secara manual secara teratur. Selain itu dapat pula memasangkan jumlah dengan sistem manajemen inventaris yang secara otomatis menyesuaikan saat terjadi penjualan. Jika terintegrasi dengan sistem point-of-sale dan perangkat lunak akuntansi. Perangkat lunak manajemen inventaris tidak hanya memudahkan pelacakan inventaris, tetapi informasinya akan lebih akurat.
13. Gunakan laporan keuangan untuk mengevaluasi kinerja bisnis
Pencatatan biaya dan pendapatan adalah dasar untuk menghasilkan tiga laporan keuangan utama ini. Laporan laba rugi membantu bisnis menentukan keuntungannya (atau kekurangannya), neraca menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas pemegang saham untuk gambaran posisi keuangannya pada titik waktu tertentu, dan laporan arus kas menunjukkan apakah perusahaan memiliki cukup uang. uang mengalir masuk dan keluar dari bisnis dalam periode tertentu dan berapa banyak uang tunai yang tersisa.
Namun, ketika digabungkan dengan neraca, laporan arus kas dapat menunjukkan apakah perusahaan memiliki kas yang cukup untuk memenuhi kewajibannya saat ini. Ketiga pernyataan tersebut diperlukan oleh bank dan investor untuk mengamankan pembiayaan atau pendanaan.
14. Menghasilkan proyeksi keuangan
Proyeksi keuangan membantu bisnis memperkirakan pendapatan dan pengeluaran di masa depan untuk mengantisipasi jika mereka membutuhkan pembiayaan atau harus melakukan pengeluaran modal. Prakiraan keuangan membantu para pemimpin bisnis memperkirakan arus kas dan menentukan kapan harus mengubah harga atau rencana produksi.
Prakiraan memberikan informasi keuangan penting kepada pemangku kepentingan eksternal ketika bisnis mencari pinjaman atau pendanaan, atau jika bisnis adalah target akuisisi. Sebuah perusahaan juga dapat menggunakan prakiraan ini untuk membuat laporan keuangan pro-forma, yang merupakan proyeksi laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas.
Proyeksi didasarkan pada teknik pemodelan keuangan dan memberikan jawaban atas pertanyaan yang mungkin datang dari pemberi pinjaman, investor, atau pemangku kepentingan bisnis lainnya. Pada tingkat dasar, mereka memberikan jawaban atas pertanyaan seperti: jika kami meminjamkan uang ini kepada Anda, apa yang akan Anda lakukan dengannya dan bagaimana Anda akan membayarnya kembali?
Dengan mengambil langkah-langkah untuk membangun proses akuntansi yang kuat sejak awal, usaha kecil dan perusahaan rintisan meningkatkan kemungkinan keberhasilan mereka. Studi menunjukkan bahwa semakin sering bisnis kecil meninjau angka keuangannya, semakin baik kesehatan keuangannya, sehingga akan mendorong kesuksesan jangka panjang. Meskipun pembukuan jarang dilakukan sebagian besar pemilik usaha kecil, mereka harus sering meninjau metrik keuangan penting ini. Hal ini bertujuan untuk memanfaatkan peluang untuk tumbuh dan memastikan perusahaan mereka tidak berada di jalan menuju kebangkrutan.
Untuk itu, Vobis menyediakan Layanan Khusus untuk memudahkan pencatatan keuangan dan performa bisnismu. Segera Kontak Vobis, akses data bisnismu darimana saja dan kapan saja.
